Belgian Defence Rotary Wing, Light Aviation and Air O.P. Association
(BDRW)

 
 
Règlement d'ordre intérieur
 
Approuvé par l’Assemblée générale du 15 mars 2013
 
1.  L'Association

La BDRW est une association dont la forme juridique et les buts sont régis par les Statuts publiés
au Moniteur Belge.
L'Association étant une ASBL, elle sera gérée administrativement conformément aux règles en la
matière édictées par le Ministère de la Justice/Finances.
Le présent règlement en définit les règles internes de gestion et d'administration. Il sera soumis
pour accord à l'Assemblée générale.

2.  La gestion de l'Association

a.  Les membres
Les  statuts  définissent  quatre  sortes  de  membres:  les  membres  fondateurs,  les  membres
effectifs, les membres sympathisants et les membres d'honneur.
Conformément  aux  statuts,  le  titre  de  membre  d'honneur  est  décerné  par  le  Conseil
d’administration. 
Seuls  les  membres  effectifs  et  sympathisants  sont  tenus  de  payer  une  cotisation  dont  le
montant est déterminé annuellement par l’Assemblée générale.
Les  membres  effectifs  et  sympathisants  en  ordre  de  cotisation  pour  l'année  en  cours  ainsi
que les membres fondateurs et les membres d’honneur ont le droit de vote aux Assemblées
générales.

b.  Perte de la qualité de membre

La qualité de membre peut être retirée par l'Assemblée générale :
•  si le membre pose un acte manifestement contraire aux buts de l'Association. Dans les cas
graves  et  dans  l’attente  d’une  décision  définitive  de  l’Assemblée  générale,  le  Conseil
d'Administration peut prononcer la suspension temporaire de la qualité de membre. Celle-
ci  a  pour  conséquence  l’éloignement  du  membre  de  toutes  les  activités  organisées  par
l’association ;
•  si  le  membre  n'a  pas  payé  sa  cotisation  dans  les  délais  prévus  et  après  deux  rappels
successifs.  Peut  être  considérée  comme  rappel,  la  parution  d’un  encart  ad  hoc  dans  le
bulletin périodique de l’association.
La qualité de membre se perd également par lettre de démission adressée au Président du
Conseil d’administration.

c.  Le Conseil d’administration et la gestion journalière

Après  avoir  posé  leur  candidature  motivée  par  écrit  auprès  du  Président,  les  candidats
administrateurs qui sont membres de l’association, se présentent au suffrage de l’Assemblée
générale.  Les administrateurs élus par l’Assemblée générale forment avec l’administrateur
de  droit  en  la  personne  du  Commandant  du  1  Wing  ou  de  son  représentant,  le  Conseil
d'administration.
A l’exception de l’administrateur de droit, les mandats d'administrateurs ont une durée de
trois ans et sont renouvelables. Exceptionnellement, l’Assemblée générale peut autoriser le
renouvellement d'un mandat d’administrateur pour une durée inférieure à trois ans.
Lors de sa première réunion suivant l’Assemblée générale, le Conseil d'administration élit en
son sein le Bureau chargé de la gestion journalière de l'Association. Ce Bureau comprend
un Président, un Vice-Président, un Secrétaire et un Trésorier.
Le  Président  préside  le  Conseil  d'Administration.  Il  est  également  chargé  des  contacts
extérieurs  nécessaires  afin  d’assurer  la  bonne  marche  de  l’association,  la  diffusion  de  ses
objectifs et une visibilité optimale.
Le Vice-Président assiste le Président et le représente en cas d'absence.
Le  Secrétaire  est  en  charge  de  l'administration  de  l'Association  (préparation  des  Conseils
d’administration  et  Assemblées  générales,  rédaction  des  procès-verbaux,  archivage  des
documents, correspondance, relations avec le Greffe du Tribunal de Commerce, etc ….)
Le Trésorier est responsable de la comptabilité. Il peut se faire assister par toute personne,
membre ou non de l’association, susceptible de l’aider dans sa mission.

Parmi  les  autres  administrateurs  ou  à  défaut  parmi  les  membres  bénévoles,  d'autres
personnes  peuvent  être  chargées  d’assurer  certaines  fonctions  indispensables  à  la  bonne
marche de l'association, à savoir et de manière non exhaustive :
Un  Conservateur  qui  assurera  la  gestion,  l'administration  et  le  rayonnement  extérieur  du
« LtAvn and Air O.P. Museum ». Il sera assisté par un Conservateur-Adjoint.
Un  Rédacteur  en  Chef  qui  assurera  la  rédaction  et  la  diffusion  du  bulletin  périodique
Semper  Labora.  Il  pourra  se  faire  aider  dans  sa  tâche  par  du  personnel  et  des  moyens
administratifs  du  1  Wing,  notre  unité  d’appui  et  ce,  conformément  aux  directives  du
Département de la Défense.
Un  Webmaster  chargé  de  l’administration  et  de  la  tenue  à  jour  du  site  Internet  de
l'association.
Un  Chargé  des  Relations  Extérieures  pour  l'organisation  des  activités  culturelles  de
l'Association.
 

Si  un  membre  du  Bureau  est  démissionnaire  en  cours  de  mandat,  un  autre  administrateur
sera  chargé  d’assurer  la  fonction  à  titre  provisoire  jusqu'au  prochain  renouvellement  du
Bureau. En cas d'impossibilité, le Bureau pourra faire appel à un membre de l’association
pour  assurer  la  fonction  à  titre  intérimaire  et  cela  sous  la  responsabilité  du  Conseil
d’administration, jusqu'à la prochaine Assemblée générale.
 
Dans le cadre des objectifs de l'Association, le Bureau veillera à :
•  transmettre à temps vers les membres toutes les informations importantes ;
•  prévoir à temps un calendrier des activités ;
•  maintenir les contacts extérieurs nécessaires à la vie de l'Association. 

d.  Fonctionnement du Conseil d'administration (C.A.)

Le CA se réunit régulièrement et selon les nécessités.
Environ trois semaines avant la date prévue, le Secrétaire demande à tous les administrateurs
les points qu'ils désirent voir traiter au cours du prochain CA. En accord avec le Président, il
établit l'Ordre du Jour et envoie environ quinze jours à l'avance, la convocation à la réunion
du CA à tous les Administrateurs.
Le  Secrétaire  établit  le  procès-verbal  de  la  réunion,  le  soumet  au  Président  et  l'expédie
ensuite dans les meilleurs délais vers les Administrateurs. Un exemplaire de ce PV dûment
signé par le Président, est classé au Registre des Réunions du C.A.

e.  L'Assemblée générale annuelle (A.G.). 

L’Assemblée  générale  annuelle  se  tient  obligatoirement  au  cours  du  premier  semestre
suivant  la  clôture  de  l’exercice  écoulé.  Tous  les  membres  de  l'association  en  ordre  de
cotisation  sont  invités  par  lettre  ou  par  courriel  au  moins  quatorze  jours  à  l'avance  via  le
service de distribution du 1 Wing; notre unité d’appui, ou par tout autre moyen, l’invitation
étant  rédigée  par  le  Secrétaire  en  accord  avec  le  Président.  L’invitation  comprendra  au
minimum les points suivant : endroit, date, heure et ordre du jour de l'Assemblée générale
ainsi qu’un bulletin réponse et un formulaire de procuration.
L’ordre du jour qui sera soumis à l’A.G. par le CA comprendra au minimum : 
•  approbation du procès-verbal de l'A.G. précédente ;
•  rapport du C.A. ;
•  approbation du budget et des comptes ;
•  rapport du/des vérificateur(s) aux comptes ;
•  décharge aux administrateurs et au vérificateur ;
•  le cas échéant, les élections statutaires.
Tous les membres en ordre de cotisation ont droit de vote à l'A.G.. Ses décisions sont prises
à la majorité simple des membres présents et valablement représentés sauf ce qui est prévu
par la loi du 27 juin 1921 modifiée par la loi du 02 mai 2002 concernant les modifications
aux statuts (quorum de présences et majorités spéciales).
Avant  la  réunion  de  l’A.G.,  le  Secrétaire  établira  la  liste  des  procurations  reçues  et  des
membres ayant répondu positivement à la convocation. L’absence de réponse positive à la
convocation ne peut en aucun cas constituer un motif de refus d’accès à l’A.G..
Durant la réunion de l’A.G., le secrétaire établira une liste comprenant les noms, prénoms et
adresses des membres présents. Ceux-ci confirmeront leur présence par leur signature sur la
liste précitée.
Dans la mesure du possible, l'A.G. élira deux vérificateurs aux comptes (membres n’exerçant
pas une fonction d’administrateur) qui seront chargés de contrôler la comptabilité de l'année
écoulée et d'en faire rapport à l'A.G.
Après la réunion de l’A.G., le Secrétaire établira le procès-verbal de la réunion, le soumettra
au Président et en assurera la distribution aux Administrateurs ainsi qu’à tous les membres
de l’association via le bulletin périodique Semper Labora et le site Internet. Un exemplaire
de  ce  procès-verbal  signé  par  le  Président  sera  classé  au  registre  des  procès-verbaux  des
A.G., avec la liste des membres présents, la liste des procurations, la situation financière et le
rapport des Vérificateurs aux comptes.
Dans un délai d'un mois après l'A.G., le Secrétaire fera parvenir au Greffe du Tribunal de
Commerce  de  Bruxelles  un  dossier  annuel  complet  conformément  aux  directives  du  SPF
Justice  concernant  les  ASBL  (situation  financière,  nominations  et  démissions
d'Administrateurs).  Il  demandera  éventuellement  au  Trésorier  de  verser  la  somme  prévue
pour la parution des décisions de l'A.G. au Moniteur Belge et ajoutera la preuve de paiement
au dossier.

f.  L'Assemblée générale Extraordinaire

Une  Assemblée  générale  extraordinaire  peut  être  réunie  à  tout  moment  par  décision  du
Conseil d’administration ou à la demande d’un cinquième des membres au moins. Hormis
l’ordre  du  jour  qui  sera  limité  au(x)  point(s)  spécifique(s)  devant  faire  l’objet  d’une
délibération, les procédures sont les mêmes que pour une Assemblée générale annuelle. 

3.  La vie quotidienne de l'Association

a.  Activités

La participation aux visites culturelles est réservée aux membres, à leurs conjoints et à leurs
invités.  Si  le  nombre  d’inscriptions  dépasse  le  nombre  maximal  autorisé  pour  la  visite
projetée,  priorité  sera  donnée  aux  membres  proprement  dits.  Le  Conseil  d’administration
peut, le cas échéant, décider de subsidier tout ou partie de la participation aux frais et ce,
pour les membres uniquement.
Dans la mesure du possible, l’association sera représentée par son Président ou, à défaut, par
le Vice-Président ou tout autre membre du Conseil d’administration, aux manifestations et
cérémonies  patriotiques  organisées  en  Belgique  telles  que  et  sans  être  exhaustif :  la
cérémonie  d’hommage  aux  aviateurs  tués  aux  ponts  de  Vroenhoven  et  Veldwezelt,  le
Remembrance  Day  au  monument  des  aviateurs  du  Cinquantenaire,  la  cérémonie  au
monument des aviateurs du cimetière de Bruxelles, la messe en l’honneur de Notre Dame de
Lorette, la réception du 8 mai par les Présidents de la Chambre et du Sénat.
Annuellement, l'association organise le banquet des Anciens pour le personnel ayant servi
dans les unités des Air O.P., de l’Aviation légère, du Wing Heli et apparentées à celles-ci ou
appartenant aux unités successives ayant repris totalement ou partiellement les traditions de
celles-ci.

b.  Le Bulletin Semper Labora

Le  Bulletin  est  en  principe  envoyé  quatre  fois  par  an  à  tous  les  membres  en  ordre  de
cotisation. Le contenu en est fixé par le Conseil d’administration. Le Rédacteur en Chef en
assure  la  mise  en  page  et,  après  accord  du  Président,  le  diffuse  en  faisant  appel  s’il  le
souhaite à l’appui administratif du 1 Wing.

c.  Le Musée Lt Avn

Le  « LtAvn  and  Air  O.P.  Museum »,  dont  l’objectif  est  de  perpétuer  les  traditions  et  de
veiller  au  devoir  de  mémoire,  rassemble  et  expose  au  public  des  objets  et  documents
témoignant  du  passé  de  notre  Arme.  Il  est  situé  dans  les  installations  du  First  Wing
Historical  Centre  (1WHC)  sur  la  base  de  Beauvechain  et  est  géré  par  un  Conservateur
assisté d'un Conservateur-Adjoint.
Après avis du Trésorier, le Conseil d’administration peut décider de mettre une avance dont
il  aura  déterminé  le  montant  à  la  disposition  du  Conservateur,  à  charge  de  ce  dernier  de
justifier  les  dépenses  effectuées.  Le  principe  et  le  montant  de  cette  avance  sont  définis
annuellement par le Conseil d'administration.
Le « LtAvn and Air O.P. Museum » est régi par un règlement d’ordre intérieur qui lui est
propre et qui doit être approuvé par le Conseil d’administration.
d.  Le site internet de l'Association
Le site internet est géré par le Webmaster qui en assure l’administration et la tenue à jour.
Son objectif est d’assurer la diffusion d’informations auprès des membres de l’association et
du  grand  public.  Compte  tenu  de  leur  confidentialité  et/ou  du  respect  de  la  loi  sur  la
protection de la vie privée, certaines informations ne sont accessibles qu’à l’aide d’un code
d’accès réservé aux membres de l’association.

4.  La Gestion financière

a.  La comptabilité et le budget

Le Trésorier est chargé 
•  de la tenue de la comptabilité financière de l'association selon les règles stipulées dans les
statuts et dans la loi du 27 juin 1921, modifiée par la loi du 2 mai 2002 ;
•  de  la  perception  de  toutes  les  recettes  telles  que  cotisations,  dons,  participations  aux
activités, etc ..
•  du paiement de toutes les dépenses sur base de pièces justificatives telles que factures,
tickets de caisse, notes de frais, déclarations de créances, etc …
•  de l’organisation de la vérification des comptes avec le/les vérificateurs aux comptes, et
ce, au minimum 1 semaine avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle ;
•  de l’établissement du budget annuel;
•  de la déclaration à l’impôt des personnes morales.
Préalablement  à  l’Assemblée  générale  et  au  contrôle  des  vérificateurs  aux  comptes,  le
Trésorier soumettra pour accord les comptes et le budget au Conseil d’administration.
Le Trésorier dispose d’un compte courant et d’un compte d’épargne. Sauf accord explicite
de l’Assemblée générale, aucun placement à risque (obligations, actions, SICAV, etc ..) ne
pourra être effectué.

b.  Les vérificateurs aux comptes

Annuellement et à la demande du Trésorier, le/les vérificateurs aux comptes contrôleront la
comptabilité de l’association, notamment la présence, la validité et l’enregistrement correct
des  pièces  justificatives.  Ils  établiront  un  rapport  écrit  qui  sera  soumis  à  l’Assemblée
générale.

c.  L’Assemblée générale

L’Assemblée générale approuve les comptes ainsi que le budget et fixe les cotisations
d.  Les frais de représentation
Dans le cadre des objectifs définis à l’article 2 des statuts, le Conseil d’administration pourra
au nom de l’association engager les frais suivants (les montants sont liés à l’indice santé,
indice de base janvier 2013 = 120,00 – Base 2004 = 100) : 
•  participation  aux  cérémonies  officielles  avec  dépôt  de  fleurs :  maximum  €  50,00  par
prestation ;
•  décès d’un membre : fleurs pour un maximum de € 75,00 ;
•  décès d’un Ancien ou de toute personne pour laquelle le Conseil d’administration juge
utile de se manifester : carte de condoléances aux armes de l’association ;
•  vœux à S.M. le Roi à l’occasion du Nouvel An, Assemblée générale, fête nationale et fête
de la Dynastie : carte de vœux aux armes de l’association ;
•  activités culturelles organisées gratuitement en milieu militaire ou civil : cadeau pour un
montant maximum de € 15,00 ;
•  tout  autre  cadeau  destiné  à  remercier  une  personne  s’étant  particulièrement  investie  au
profit  de  l’association.  Le  principe  et  le  montant  en  seront  décidés  par  le  Conseil
d’administration ;
•  toute action de relation publique (épinglettes, expositions, meetings, site internet, etc …)
jugée utile par le Conseil d’administration.

e.  Les frais engagés par un membre du Conseil d’administration ou à la demande de
celui-ci

Lors de missions ou activités exercées dans le cadre des objectifs définis à l’article 2 des
statuts ou pour assurer le bon fonctionnement de l’association, les frais suivants engagés par
un membre du Conseil d’administration ou par toute autre personne à la demande de celui-
ci, pourront être remboursés sur base d’une déclaration de créance :
•  frais de secrétariat (timbres, photocopies, etc…
•  frais de transport résultant de la participation aux meetings, static shows et displays. Ces
frais seront remboursés au taux déterminé par le SPF Finances pour le calcul des frais
réels de la déclaration à l’impôt des personnes physiques ;
•  autres  frais  exceptionnels  moyennant  l’accord  explicite  et  acté  du  Conseil
d’administration.

5.  Assurances

Une  assurance  en  responsabilité  civile  sera  contractée  par  l'Association  afin  de  couvrir  les
membres  et  les  participants  occasionnels  aux  activités  organisées  telles  que  Conseils
d’administration,  visites,  banquet  des  Anciens  et  autres  activités  ponctuelles  rares.  Cette
assurance  couvrira  les  bénéficiaires  pour  les  garanties  suivantes :  responsabilité  civile  et
protection juridique.

6.  Dissolution de l’association

La dissolution de l’association pourra être prononcée conformément aux règles prévues dans les
statuts et à celles fixées aux articles 8 et 20 de la loi du 27 juin 1921 modifiée par la loi du 2 mai
2002.
En cas de dissolution, le patrimoine du « LtAvn and Air O.P. Museum » sera transféré au Musée
royal de l’Armée – Section Air. La destination de l’avoir financier sera quant à elle, déterminée
par l’assemblée générale extraordinaire.
 

Pour adhérer à notre organisation, il suffit ...